経営者などの業務を幅広くサポート
社長や重役など企業のトップや、議員、高度な専門職に就いている人たちが、周辺業務に時間を取られず本業に集中できるように補佐するのが秘書の役割である。会社秘書には、一般的な事務を担当する秘書から、経営者のブレーンとしての役割を担う秘書までいる。また、国会議員には公費雇用の秘書として第一秘書、第二秘書、国会議員政策担当秘書がつく。
秘書の仕事内容は、一般的には社内外の人との連絡、応対、文書作成、資料・情報の収集と整理、スケジュール調整などが中心である。そのほか、会議やパーティーの準備、来客の接待から経理的な事務と、非常に広範囲に渡っている。
上司の都合に合わせて変則的な勤務になることも
勤務先は一般企業や外資系企業のほか、大使館、大学、研究所、病院、法律事務所、議員事務所など広範囲に及ぶ。
勤務時間は所属先により異なる。また、上司のスケジュールに合わせて早朝出勤や残業をしたり、休日に出勤したりすることもあり、時間は不規則になりがちだ。
気配りができることや記憶力のよさが必要
まず、きちょうめんで正しい敬語が使え、落ち着きがあり、身だしなみがよく、気配りができることが求められる。また、複数の仕事を同時にこなすことも多いので、記憶力がよく、機転が利くことも必要である。
また、来客の受付、電話の応対などにとどまらず、上司のブレーン的役割を担う秘書には、調査力や情報収集力、分析力などが求められる。これは国会議員の秘書にもあてはまる。
プロとしての高い意識がより必要になってくる
現在、日本の企業は世界的な規模で競争を続けている。こうした状況下では、経営陣の仕事を補佐する秘書にも、より広い知識と教養を持った人材が求められる傾向にある。
まだ外資系企業のレベルには至っていないが、日本における秘書も、専門職として地位が高まることが期待されている。
一般事務職並み(事務係員の平均給与は約32万9000円・2007年人事院調査)
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